Sie haben Kunden die unregelmäßig oder gar nicht zahlen? Ein klar strukturiertes und konsequentes Mahnwesen hilft dabei, die Zahlungsmoral Ihrer Kunden zu verbessern. Und das beginnt schon bei Abschluss des Kaufvertrages.
Eine Sorge vieler Unternehmen ist das Ausbleiben einer fristgerechten Zahlung Ihrer Kunden. Dies liegt aber nicht nur an den Kunden, sondern auch an dem Forderungsmanagement der jeweiligen Unternehmen. Dabei gibt es hilfreiche Tipps, die das Mahnwesen schnell und einfach verbessern. Auch die Angst seine Kunden durch die Beauftragung eines Inkasso zu verlieren, führt dazu, dass unbezahlte Forderungen oft einfach ausgebucht werden.
1. Verschiedene Bezahlmethoden anbieten
Diverse Studien belegen, dass Kunden den Kauf abrechen, wenn sie nicht ihre bevorzugte Bezahlmethode vorfinden. Die beliebteste Bezahlmethode der Deutschen im Online-Handel ist immer noch der Kauf auf Rechnung. Der Großteil der Kunden, die den Kauf auf Rechnung wählen, bezahlt fristgerecht. In der Regel bleiben maximal 3 % der Rechnungen unbezahlt, erfahrungsgemäß sogar eher weniger. Durch das Angebot verschiedener Bezahlarten können somit neue Kunden gewonnen werden.
2. Bonitätsprüfung/Scoring im Vorwege
Die Zahlungsmoral der Kunden kann vor Abschluss des Kaufvertrages durch Bonitätsprüfungen und Scoring recherchiert werden. Durch die gewonnen Erfahrungswerte ist es möglich, den Kunden je nach Bonität geeignete Bezahlmethoden anzubieten. Wenn der Kunde eine gute Bonität hat, kann er frei aus allen angebotenen Bezahlmethoden wählen. Sollte der Kunde aber eine schlechtere Bonität haben, kann diesem z.B. nur der Kauf per Vorkasse angeboten werden. Durch ein solches Bezahlartensteuerungssystem können sowohl neue Kunden gewonnen als auch Forderungsausfälle vorab vermieden werden.
3. Zeitnahes und automatisiertes Forderungsmanagement
Wenn das Forderungsmanagement klar strukturiert ist, kann es auch automatisiert werden. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Zeitnahes schreiben der Rechungen und Mahnungen mit einem nahen Zahlunsgziel ist wichtig. Je mehr Zeit verstreicht, umso länger muss auf die Zahlung des Kunden gewartet werden.
4. Eindeutige Zahlungsvereinbarung
Für den Kunden sollte auf der Rechnung sowie auch auf den Zahlungserinnerungen und Mahnungen immer klar ersichtlich sein:
- Um was geht es? – Artikelbezeichnung, -nummer, Menge, etc.
- Wieviel ist noch offen? – Preise, Rabatte und die Steuer übersichtlich auflisten
- Wann ist die Zahlung fällig? – hier ein eindeutige Zahldatum nennen, z.B. 01.01.2019
Umso klarer die Schreiben aufgebaut sind, desto weniger kann der Kunde sagen, er hätte etwas falsch verstanden.
5. Vergünstigungen anbieten
Vergünstigungen können Kunden oft zu einer schnelleren Zahlung bewegen. Kunden, die Skonto ziehen können, nutzen dies in der Regel auch aus. Dies Verbessert die Geschäftsbeziehung und das Unternehmen erhält das Geld schneller.
6. Mahnungen nicht durchnummerieren
Einen Fehler, den vor allem kleinere Unternehmen machen, ist die Zahlungserinnerungen und Mahnungen durchzunummerieren. Die Nummerierung der einzelnen Schreiben vermittelt dem Kunden, dass es auch eine nächste Mahnung gibt.
7. Umsetzung von Konsequenzen
Wenn Unternehmen Mahnen und dem Kunden Konsequenzen „androhen“, müssen diese umgesetzt werden, sonst wirkt es inkonsequent. Die Umsetzung von Folgemaßnahmen zeigt dem Kunden das Interesse am Ausgleich der Forderung.
8. Das Gespräch mit dem Kunden suchen
Kommunikation ist das A und O in einer gut funktionierenden Kundenbeziehung. Gehen Sie aktiv auf Ihren Kunden zu, auch telefonisch. Oft lassen sich so die Gründe für das Ausbleiben der Zahlung erschließen und es kann gemeinsam mit dem Kunden nach einer Lösung gesucht werden, z.B. eine Ratenzahlungsvereinbarung.
Diese Tipps zu verwirklichen bedeutet keinen großen Aufwand und erleichtern den Arbeitsalltag. Das Forderungsmanagement eines Unternehmens ist oft sehr umfangreich, aber eben auch sehr wichtig. Deshab sollte es nicht vernachlässigt werden.